Mobil PDKS Genel Özellikleri
Mobil PDKS sistemi, bulut tabanlı yapısı sayesinde herhangi bir sunucuya ihtiyaç duymadan internet üzerinden kolay erişim sağlar. Web PDKS altyapısıyla tam entegrasyon içinde çalışarak tüm mobil giriş ve çıkışların anlık olarak buluta kaydedilmesine olanak tanır. Kullanıcı dostu tasarımı, mobil cihazlardan tabletlere ve bilgisayarlara kadar geniş bir kullanım alanı sunar.
Sistem, konum destekli çalışma özelliği ile gerçek zamanlı geçiş doğrulaması yapar. Sahte konum uygulamalarına karşı tam koruma sağlayarak yalnızca gerçek GPS verilerini kabul eder. Bu sayede personellerin giriş çıkış hareketleri canlı olarak izlenebilir ve atandıkları vardiyaya zamanında gelip gelmedikleri anında kontrol edilebilir.
Mobil PDKS Konum (GPS) Özellikleri
Mobil PDKS, GPS tabanlı konum doğrulama sistemi ile giriş anında tam konum bilgisi alır. Yönetici tarafından belirlenen coğrafi alanlar içinde geçişlere izin verilir ve sistem yalnızca tanımlı bölgelere belirli bir mesafe yakınlığında giriş yapılmasına olanak tanır. Bu sayede sahte giriş ve çıkışların önüne geçilir.
Birden fazla lokasyonda çalışan personellerin hareketleri takip edilebilir ve konum bazlı raporlarla personelin hangi şubede görev yaptığı net bir şekilde görülebilir. Konum dışında yapılan geçişlerde sistem uyarı verir; ayrıca konum doğrulansa bile tanımlı mesafe dışında bulunulduğunda yine yöneticiyi bilgilendiren bir uyarı mekanizması devreye girer. Adres ya da harita üzerinden konum belirleme özelliği ile yöneticiler çalışma alanlarını kolayca tanımlayabilir.
Belirlenen konuma geç gelen ya da mesai bitiminden önce ayrılan personeller Web PDKS paneli üzerinden raporlanabilir.
Mobil PDKS Yönetim ve Kontrol Yapısı
Bulut tabanlı Web PDKS altyapısı sayesinde tüm çalışanlar anlık olarak takip edilebilir. Mobil PDKS ile Web PDKS arasında tam uyum bulunur ve vardiya değişiklikleri sisteme anında yansır. Her personel, yöneticinin belirlediği kullanıcı numarası ve şifre ile giriş yapar. Farklı bir numara ile giriş yapılması durumunda yöneticinin paneline onay bildirimi düşer.
Şifre değişiklikleri yönetici tarafından yapılabilirken “Beni Hatırla” özelliği, personelin her girişte kullanıcı bilgisi yazma zorunluluğunu ortadan kaldırır. Web PDKS paneli üzerinden günlük, haftalık veya aylık raporlar alınabilir. Bu raporlar PDF veya Excel formatında dışa aktarılabilir. Ayrıca belirli saatlerde otomatik rapor gönderme özelliği ile raporların ilgili e-posta adreslerine sistem tarafından iletilmesi mümkündür.
Web PDKS Yönetim Paneli Özellikleri
Web tabanlı yapısı sayesinde Kurulum gerektirmeden tarayıcı üzerinden çalışır ve internet bağlantısı olan her yerden erişim sağlar. Mobil uyumlu arayüzüyle telefon ve tabletlerden de kolay kullanım sunar. Dinamik IP özelliği sayesinde Türkiye içinde IP adresi değişse bile bağlantıda kesinti yaşanmaz.
Farklı şubelerdeki çalışanlar tek veritabanı üzerinden yönetilebilir. Şube yetkilileri yalnızca kendi personellerini görüntüleyebilirken merkez yönetici tüm personeli izleyebilir. Gerçek zamanlı veri aktarımı sayesinde tüm giriş ve çıkışlar anlık olarak sistemde görünür. Oturum kapalı olsa bile veriler bulutta saklanmaya devam eder.
Esnek vardiya sistemi, personelin giriş yaptığı saate göre doğru vardiyanın otomatik atanmasını sağlar. Fazla mesai onay ekranı ile onaylı fazla mesai yönetimi uygulanabilir. Yıllık izin takibi, personelin yılı içinde hak ettiği ve kullandığı izinleri detaylı şekilde sunar.
Dashboard ekranı üzerinden anlık giriş çıkışlar, geç kalanlar, erken çıkanlar, devamsızlar ve mesai yapanlar görüntülenebilir. “Trend Olanlar” bölümü ise en çok geç kalan, erken çıkan veya en fazla mesai yapan personelleri listeler. Bulut yedekleme özelliği sayesinde sistem, bilgisayar arızaları veya beklenmeyen veri kayıplarından etkilenmez.
Dashboard üzerinde acil durum görevlileri listelenebilir. Üretim alanına yansıtılan ekranlar sayesinde acil durumda içeride bulunan personeller kolayca görülebilir. Aynı ekran üzerinden doğum günü hatırlatmaları ve diğer duyurular da yönetilebilir.
Personel Bilgileri ve Özlük Takibi
Personellerin fotoğrafları sisteme yüklenebilir ve detaylı özlük bilgileri takip edilebilir. Sistem, departman, şube, birim, servis, özel kod gibi birçok filtreleme imkânı sunar. Personel bazlı zimmet takibi, not ekleme ve raporlama işlemleri yapılabilir. Sicil ekranları son aya göre listelenerek kullanım kolaylığı sağlar.
Silinen personeller gerektiğinde geri getirilebilir. Toplu ek kazanç, kesinti, avans, prim ve AGİ atamaları yapılabilir. Toplu izin tanımı, belirli bir tarih veya tarih aralığı seçilerek gerçekleştirilebilir.
Bordro ve Puantaj İşlemleri
Web PDKS, mobil giriş çıkış saatleri üzerinden bordro hesaplaması yapabilir. Saat yuvarlamaları ve tutar yuvarlamaları gibi işlemler desteklenir. Esnek yapısı sayesinde tüm bordro alanları eklenebilir veya kaldırılabilir. Personel için zorunlu mesai tanımı yapılabilir.
24 saat kuralı ile belirli saatlerde çalışan personelin mesaileri otomatik olarak kontrol altına alınır. Farklı planlar oluşturulabilir ve bu planlar dışarıdan taslak olarak alınabilir. Haftalık çalışma süresi 45 saat esasına göre hesaplanır.
Toplu giriş-çıkış düzeltme işlemleri yapılabilir ve klavye kısayollarıyla hızlı düzenleme imkânı sunar. Otomatik e-posta sistemi ile istenilen raporlar belirlenen saatlerde yöneticilere iletilebilir. Otomatik SMS sistemi, kurallara göre geç kalma, erken çıkma, toplam çalışma gibi uyarılar gönderebilir.
Sistem, çıkışı olmayan hareketler için otomatik çıkış atayabilir. Belirlenen zamanlarda cihaz saatleri otomatik senkronize edilebilir. Veri aktarımlarıyla yedekler alınabilir ve istenildiğinde geri yükleme yapılabilir.
Raporlama Özellikleri
Toplamda 33 farklı rapor türü bulunmaktadır. Bunlar arasında vardiya raporu, onaylanmış fazla mesai raporu, zorunlu fazla mesai raporu, kullanıcı işlem raporu, mola raporu, mesai değişiklik raporu, vardiya grup raporu ve dışarıda geçirilen süre raporları yer alır.
Neden kodları sayesinde işlem nedenleri otomatik ID ile oluşturulabilir. Kart veya biyometrik veri ile personelin izinsiz geçiş yapmasını engellemek için otomatik izin süreçleri uygulanabilir. Kullanıcı yetkilendirmeleri detaylı şekilde yönetilebilir. Destek sistemi üzerinden ticket oluşturulabilir veya geri arama talebi bırakılabilir. Geliştirme talepleri destek birimi üzerinden takip edilebilir.